Mẫu đơn đăng ký sử dụng hóa đơn tự in

View this document on Scribd

Còn băn khoăn khi tự in hóa đơn

 

 

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn tự in

Theo quy định tại tiết 2, mục V, phần B, Thông tư 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 7/11/2002 của Chính phủ về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn thì thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn tự in như sau:

1/ Thủ tục đăng ký mẫu  hoá đơn tự in

Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có nhu cầu tự in hoá đơn để sử dụng phải có hồ sơ đăng ký tự in hoá đơn gửi cơ quan thuế  có thẩm quyền. Hồ sơ tự in hoá đơn bao gồm:

- Công văn đăng ký sử dụng hoá đơn tự in (theo mẫu quy định).

- Mẫu hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế. Mỗi một loại mẫu hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế phải có đủ các chỉ tiêu sau:

- Ký hiệu, số hoá đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị bán hàng.

- Ký hiệu, số hoá đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mua hàng.

- Tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế xuất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán (nếu là hoá đơn bán hàng thông thường thì không cần chỉ tiêu thuế xuất GTGT, tiền thuế GTGT).

- Hoá đơn ít nhất phải có 03 liên: Liên 1 lưu ở cuống quyển hoá đơn; Liên 2 giao cho người mua hàng; Liên 3 nội bộ.

- Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể đưa vào mẫu hoá đơn. Tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn song ngữ thì phải in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.

- Sơ đồ địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và cam kết của người đứng đầu.

- Hợp đồng thuê nhà (nếu có).

- Các bản sao không phải công chứng: Giấy phép đăng ký kinh doanh, Chứng minh nhân dân của người đứng đầu tổ chức, cá nhân.

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế bản chính kèm theo bản Photocopy.

- Nơi in hoá đơn, tổ chức, cá nhân tự chọn nhà in cho phù hợp theo danh sách do cơ quan thuế cung cấp.

Cơ quan thuế sau khi nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân trong vòng 05 ngày (ngày làm việc) phải có trách nhiệm kiểm tra sự tồn tại thực tế của tổ chức, cá nhân để làm thủ tục chấp thuận việc đăng ký mẫu hoá đơn tự in.

Thủ tục sử dụng hóa đơn tự in

1. Những đơn vị muốn sử dụng hóa đơn đặc thù (tự in) hoặc hóa đơn in bằng máy vi tính thì cần những thủ tục gì?

Trả lời: Để phù hợp với cơ chế thị trường, áp dụng các tiến bộ khoa học kỷ thuật và tránh lợi dụng hóa đơn BTC để làm chuyện phi pháp, Bộ Tài chính chấp thuận, khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặc thù (tự in) hoặc hóa đơn in trên máy vi tính. Các tổ chức, cá nhân SXKD hàng hóa, dịch vụ có nhu cầu tự in để sử dụng phải có hồ sơ đăng ký gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Đối với Tổng Công ty, tập đoàn, liên hiệp có nhiều Công ty, xí nghiệp, đơn vị, chi nhánh đóng ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì đăng ký sử dụng hóa đơn tự in với Tổng cục thuế.

a. Thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn tự in

Căn cứ điểm 2 Mục V, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính thì các tổ chức, cá nhân SXKD hàng hóa, dịch vụ có nhu cầu tự in hóa đơn để sử dụng phải có hồ sơ đăng ký gửi nơi đăng ký nộp thuế (Cục thuế hoặc CCT) bao gồm:

• Công văn đăng ký sử dụng hóa đơn tự in (đối với tổ chức sản xuất, kinh doanh) hoặc đơn đăng ký sử dụng hóa đơn tự in (đối với hộ SXKD) theo mẫu của Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính.
• Mẫu hóa đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế, mẫu hóa đơn phải có đầy đủ các chỉ tiêu như: Tên tổ chức, cá nhân, địa chỉ, Mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn của đơn vị bán hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mua hàng; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có), tổng cộng tiền thanh toán, in theo văn bản số… ngày… tháng… năm… của cơ quan thuế và tên nhà in hóa đơn. Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu hóa đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hóa đơn song ngữ thì phải in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.
• Sơ đồ các địa điểm sản xuất, kinh doanh; văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và cam kết của người đứng đầu tổ chức, cá nhân về: Địa chỉ, số nhà, đường phố, các đường phố liên quan (đối với thành phố, thị xã) và thôn, xã… (đối với nông thôn) để có căn cứ theo dõi giao dịch, quản lý. Khi thay đổi địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch, trong vòng 10 ngày, tổ chúc, cá nhân phải gửi cho cơ quan thuế sơ đồ địa điểm mới. Nếu tổ chức, cá nhân thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch thì phải xuất trình hợp đồng thuê nhà và bản sao có xác nhận của UBND phường, xã để đối chiếu.
• Các bản sao không phải công chứng:

- Giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định cúa pháp luật) của người đứng đầu tổ chức, cá nhân kinh doanh.

• Giấy chứng nhận đăng ký thuế bản chính kèm theo bản photocopy.

Khi thay đổi mẫu hóa đơn, tổ chức, cá nhân phải đăng ký lại.

Nếu doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì doanh nghiệp phải nộp thêm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kho hàng, cửa hàng, chi nhánh, đơn vị phụ thuộc, nếu không có Giấy chứng nhận đăng ký kho hàng, cửa hàng, chi nhánh, đơn vị phụ thuộc thì trong công văn đăng ký sử dụng doanh nghiệp phải trình bày thêm các nghiệp vụ sử dụng PXK kiêm VCNB cũng được đăng ký sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ tự in.

Phần mềm của FAST và Nghị định 51 về in hóa đơn

Một trong những vấn đề thời sự hiện nay của các doanh nghiệp đó là Nghị định 51 về in hóa đơn.

Các câu hỏi thường gặp khi khách hàng gọi điện đến FAST đó là:

• Từ phần mềm FAST có in được hóa đơn trên mẫu in sẵn không (hóa đơn đặt in)?
• Từ phần mềm FAST có tự in được hóa đơn không (hóa đơn tự in)?
• FAST có thiết kế cho khách hàng hóa đơn đặc thù không (bao gồm cả logo…)
• FAST có chỉnh sửa đặc thù theo đơn vị (gồm các thông in theo mẫu chuẩn + logo + thông tin khác)
• Chi phí cho việc chỉnh sửa là bao nhiêu?

Nhằm hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp trong việc lập và in hóa đơn theo đúng Nghị định 51 các phần mềm của FAST sẽ hoàn thiện các tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp tự tạo và in hóa đơn dễ dàng, chính xác (một số tính năng đã có sẵn trong chương trình hiện có).

Phân quyền cho việc in hóa đơn và quản lý việc in hóa đơn
Theo quy định, hóa đơn chỉ được sử dụng một lần. Với việc tự in hóa đơn theo nghị định 51, các phần mềm của FAST cho phép phân quyền chức năng in hóa đơn và tự động cảnh báo cho người sử dụng biết mình đã in hóa đơn ra chưa, hóa đơn đã được in bao nhiêu lần. Điều này giúp cho doanh nghiệp tránh được những sai sót khi in hóa đơn.

Ứng dụng với trường hợp in trên mẫu hóa đơn đặt in sẵn
Trong trường hợp doanh nghiệp dùng hóa đơn đặt in sẵn, sau khi đã nhập các thông tin trên màn hình nhập hóa đơn vào phần mềm của FAST thì người sử dụng có thể in các thông tin cần thiết lên mẫu hóa đơn đặt in sẵn.

Trước đó cần thực hiện các bước căn chỉnh mẫu in trong phần mềm để cho vừa khớp với mẫu hóa đơn đã đặt in sẵn của doanh nghiệp, đảm bảo sự chính xác và tính thẩm mỹ của hóa đơn. Việc căn chỉnh này chỉ việc thực hiện một lần. Người sử dụng có thể sử dụng chức năng chỉnh sửa mẫu in chứng từ để căn chỉnh. FAST sẽ hỗ trợ cách thực hiện hoặc sẽ căn chỉnh cho khách hàng.

Như vậy doanh nghiệp có thể in hóa đơn qua máy in mà không cần phải ghi chép bằng tay.

Ứng dụng với trường hợp hóa đơn tự in trực tiếp từ chương trình
Các phần mềm của FAST có sẵn một số mẫu hóa đơn với các thông tin bắt buộc phải có theo quy định của NĐ 51. Doanh nghiệp lựa chọn tự in hóa đơn có thể chỉnh sửa các mẫu hóa đơn có sẵn này cho phù hợp với đặc thù của đơn vị mình như chèn thêm hình ảnh, logo, thay đổi độ đậm nhạt, màu sắc, font chữ… Phần mềm cũng hỗ trợ cách mã ký hiệu hóa đơn, đánh số hóa đơn theo đúng quy định của NĐ 51, tránh nhầm lẫn hoặc trùng lặp số hóa đơn.

Ứng dụng với trường hợp dùng hóa đơn điện tử
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì chương trình sẽ xuất hóa đơn dưới dạng tệp (file) định dạng thông dụng như PDF, WORD hoặc EXCEL… Tiếp theo doanh nghiệp sử dụng chương trình cấp chữ ký số để “ký” lên tệp (file) hóa đơn và gửi cho khách hàng qua email. Lưu ý là hiện nay chỉ có 5 nhà doanh nghiệp được nhà nước chỉ định cung cấp phần mềm cấp chữ ký số, đó là BKIS, VDC (VNPT), FPT, NacenCom, Viettel.

FAST cung cấp tài liệu hướng dẫn sửa mẫu hóa đơn để hỗ trợ các doanh nghiệp thao tác nhanh chóng trên phần mềm. Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp cũng luôn sẵn sàng hỗ trợ, giúp đỡ các doanh nghiệp một cách kịp thời. Ngoài ra FAST cũng thực hiện dịch vụ chỉnh sửa báo cáo để in hóa đơn trên mẫu in sẵn.

Thực tế thì việc in hóa đơn từ chương trình lên mẫu hóa đơn sẵn có của Bộ Tài Chính cũng như trên mẫu đặt in đặc thù của doanh nghiệp thì FAST đã thực hiện từ nhiều năm nay.

Đối với những hóa đơn với các thông tin giống như hóa đơn đỏ của BTC hiện nay thì công việc chính là căn chỉnh để in các thông tin nhập từ phần mềm vào đúng các vị trí tương ứng trên hóa đơn.

Trong một số trường hợp hóa đơn đặc thù có thêm một số thông tin chưa có trên phần mềm thì phải thực hiện lập trình chỉnh sửa màn hình nhập hóa đơn để có thể in được hóa đơn từ phần mềm.

Dưới đây là một số doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm của FAST và in hóa đơn từ phần mềm trên mẫu hóa đơn của BTC và hóa đơn đặc thù đặt in:

• Cty Siêu Thanh
• Cty phân phối Tiên Tiến
• Cty ATA
• Cty SX XKN Dệt may
• Cty TNHH Làng hoa Thụy khuê – Coco
• CN Cty Dược Phú Thọ
• Cty Tiếng vang Việt Nam
• Cty Dịch vụ giao nhận vận tải Ưu vận
• Cty Nông sản Agrexim
• Cty ĐT Phát triển hạ tầng Viglacera
• Cty Thương mại và XNK Minh Châu
• Cty Traphaco
• Cty ĐT phát triển công nghiệp – Indeco
• Cty Utech Việt Nam
• Cty Đại Chân Trời
• Cty vật tư tổng hợp Vĩnh Phú
• Cty Thương mại dịch vụ An Phát
• TCty thương mại Hà nội
• Cty Dược Phẩm Long Thịnh
• Cty Á Vận
• Cty Lê An
• Cty đầu tư và XNK Cà phê Tây Nguyên
• Cty Dược Phẩm Minh Phúc
• Cty Dược Phẩm Khánh Hòa
• Cty Dược Phẩm Quảng Bình
• Cty Lệ Ninh
• Cty Xây Dựng 26
• Cty Vật tư nông nghiệp TT Huế
• DNTN Tân Trí
• Cty Dược Phẩm Mạnh Tý – Việt Mỹ
• Cty Lắp Máy và Xây Dựng số 7 (Lilama)
• Cty Lộc Thịnh
• Cty DAEWON CANTAVIL
• Cty A ZET Việt Nam
• Cty IMPERIAL VINA Đà Nẵng (IVD)
• Cty Guang Lian Steel ( Việt Nam)
• Cty Địa ốc – du lịch Đông Hải
• Cty bất động sản tài chính dầu khí Hà Quang
• Cty Tân Á Đà Nẵng
• CN Cty thiết bị điện Tam Kim tại Đà Nẵng
• Cty Xi măng vật liệu xây dựng xây lắp Đà Nẵng
• Cty Phương Gia
• Cty Cao Su Mang Yang
• DNTN Vạn Thành
• Cty Xây Dựng Hạ Tầng Tân ốc Đảo
• Cty Vietlink
• CN Cty Thanh Bắc Thời Trang
• CN Cty Tam Kim (Tỉnh Hà Nam)
• Cty TM DV phân bón & hóa chất dầu khí
• Tcty XD Số 1 – Vp
• Cty XD Công Trình Hùng Vương
• CN TCty DV Kỹ Thuật DK- Cty Cảng Dịch Vụ Dầu Khí
• CN Cty TM DV Cổng Vàng (TPHN) – VP Cty
• Cty XD công nghiệp & dân dụng dầu khí
• Cty Royal Cargo VN
• Cty Niêm giám điện thoại & Trang vàng 2
• Cty DV Thể Thao & Thi Đấu Giải Trí
• Cty Roussel Việt Nam
• …

Thông tin và các vấn đề liên quan đến in hóa đơn theo NĐ51 bạn có thể bấm vào đây để tham khảo.

Dưới đây là sơ đồ quy trình in và phát hành hóa đơn.

Nghị Định 51 và Thông Tư 153 về hóa đơn bán hàng, dịch vụ

Nghị định 51/2010/ND-CP ngày 14-05-2010 và thông tư Thông tư 153/2010/TT-BTC, ngày 28-09-2010 quy định về việc in, phát hành, sử dụng hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ (sau đây gọi chung là hoá đơn); xử phạt vi phạm hành chính về hoá đơn; nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc in, phát hành, sử dụng hoá đơn; quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc in, phát hành, sử dụng hoá đơn.

Bấm vào đây để tải về nội dung nghị định 51
Bấm vào đây để tải thông tư về hướng dẫn thực hiện NĐ 51